Privacy Statement

Iedere psycholoog is wettelijk verplicht een dossier en administratie bij te houden. Hierin worden een aantal gegevens vastgelegd, zoals naam, adres, geboortedatum, BSN, huisarts, medicijngebruik, vragenlijsten en verwijsbrieven. Daarnaast kunnen  de gegevens over het verloop van de behandeling en afgenomen diagnostische testen hierin worden bewaard.

De PEP Groep hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens, doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat altijd zorgvuldig om met persoonsgegevens. De PEP Groep psycholoog houdt zich in alle gevallen aan de vigerende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en WGBO (Wet op Geneeskundige Behandelovereenkomst).

Deze uitgangspunten brengen met zich mee dat we in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen zijn beschreven in dit Privacy Statement.
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is. Zo zijn met onze verwerkers verwerkersovereenkomsten afgesloten.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als PEP Groep psychologen zijn wij  verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met  ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Waarvoor worden persoonsgegevens van cliënten of leveranciers verwerkt (doelen)?

Persoonsgegevens van cliënten of leveranciers worden door de PEP Groep verwerkt ten behoeve van de volgende doelen:

• Administratie
• Het registreren van aanmeldingen
• Psychologisch onderzoek en behandeling, op de cliënt afgestemd
• Communicatie over de behandeling met derden
• Effectmeting (ROM): aan het begin en eind van de behandeling*
• Declareren van vergoede zorg bij de gemeente (jeugd) en de zorgverzekeraar (volwassenen)
• Boekhouding

*ROM metingen

DE PEP Groep maakt gebruik van Routine Outcome Monitoring (ROM) om de kwaliteit van onze zorg verder te verbeteren. Dit houdt in dat er verschillende meetmomenten plaatsvinden gedurende een behandeltraject (start, tussentijds en aan het einde van de behandeling) met als doel gezamenlijk met cliënt de behandeling te kunnen evalueren en eventueel bij te stellen. Uw gegevens (naam en emailadres en testscores) worden opgeslagen in een beveiligde omgeving van BergOp. 

Verstrekking aan derden

De PEP Groep psycholoog heeft geheimhoudingsplicht tegenover derden. Wel kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hier toestemming voor geeft.

Derden zijn over het algemeen zorgprofessionals die direct betrokken zijn bij de uitvoering van de behandeling, zoals de huisarts die ons vraagt om  in grote lijnen op de hoogte te worden gesteld van het beloop van de behandeling en eventuele adviezen, dit zal alleen gebeuren  in overleg en met toestemming van u. De PEP Groep psycholoog mag alleen in noodsituaties de geheimhoudingsplicht doorbreken, bijvoorbeeld als mensen in gevaar zouden komen. Dit is dan wettelijk verplicht en toegestaan.

Ten aanzien van dit toestemmingsvereiste  bestaan echter enkele uitzonderingen. Op grond van een wettelijk voorschrift kan de zwijgplicht van de zorgverlener doorbroken worden, bijvoorbeeld wanneer gevreesd moet worden voor een ernstig gevaar voor uw gezondheid of die van een derde. Bovendien kunnen vastgelegde gegevens, indien noodzakelijk mondeling, schriftelijk of digitaal uitgewisseld worden met andere zorgverleners.

HoNOS+ vragenlijst en delen zorgvraagtypering Nederlandse Zorgautoriteit (NZa)

De PEP Groep is net als alle andere GGZ organisaties verplicht om informatie over de HoNOS+ vragenlijst en zorgvraagtypering met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) te delen. Deze HoNOS+ vragenlijst wordt standaard ingevuld door de zorgverlener. Met de vragen krijgt de hulpverlener duidelijk hoe het met iemand gaat en of de behandeling helpend is. De HONOS+ wordt daarnaast gebruikt voor de declaratie van zorg en nu dus ook om het bekostigingsmodel in de ggz te analyseren. Voor dat laatste doel zijn extra vragen toegevoegd die de NZa en haar adviescommissie helpen met het verder ontwikkelen van ‘zorgvraagtypen’. 

De informatie over het zorgvraagtype wordt via een versleuteld bestand doorgegeven aan de NZa. Het bestand bevat geen herleidbare gegevens, zoals naam, adres of bsn. De NZa kan dus niet achterhalen bij welke persoon de informatie hoort.  Meer informatie over welke gegevens wel/niet worden aangeleverd, lees je in deze folder van de NZa. 

NB: de PEP Groep deelt de visie en volgt het beleid van GGZ NL betreffende het aanleveren van data op basis van de HONOS-vragenlijst aan de NZA. Dit betekent dat wij tot nader order geen (HONOS) gegevens aanleveren. Mocht die verplichting onvermijdelijk worden dan kunt u gebruik maken van de privacyverklaring.  Door het invullen van de privacyverklaring zullen zowel de diagnosegroep als de zorgvraagtypering niet aangeleverd worden.

Minderjarigen

Persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) worden alleen verwerkt indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Voor jongeren boven de 16 jaar wordt schriftelijke toestemming van de jongere gevraagd en, indien hij of zij daar geen bezwaar tegen heeft, de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De PEP Groep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Rechten omtrent uw gegevens

Niemand anders dan u zelf mag uw dossier inzien. Anderen mogen uw dossier alleen inzien, als u schriftelijk toestemming geeft. U kunt deze toestemming later ook weer blokkeren

Inzage

Tijdens of na afronding van de behandeling of het onderzoek heeft u het recht om uw bijgehouden gegevens of de bijgehouden gegevens van uw kind in te zien. Er zijn hierbij wel beperkingen.

Ouders mogen het dossier van hun kinderen, jonger dan twaalf jaar, inzien. Tussen twaalf en zestien jaar kunnen zowel ouders als kind inzage krijgen; een kind kan wel bezwaar maken tegen inzage. Vanaf zestien jaar heeft een cliënt zelfstandig recht op inzage.

Het dossier is eigendom van de praktijk,  u kunt het dossier dus niet meenemen. U kunt wel een kopie krijgen van het dossier of van gedeelten van het dossier. De PEP Groep kan u in dit geval wel een vergoeding vragen voor de kosten.

Rectificatie

Als er volgens u gegevens zijn, die niet juist zijn, of verouderd of onvolledig, dan kunt u vragen aan de PEP Groep psycholoog om deze gegevens te verbeteren. Deze vraag moet u schriftelijk doen en uw psycholoog is verplicht binnen twee maanden te reageren. Als uw psycholoog geen gegevens wil verbeteren, dan is hij / zij verplicht aan te geven waarom. U kunt ook zelf gegevens aanvullen, uw psycholoog is verplicht deze gegevens aan het dossier toe te voegen.

Verwijdering

U kunt ook vragen bepaalde gegevens of alle behandelgegevens te verwijderen. In het laatste geval blijft dan in uw dossier alleen de schriftelijke verklaring over het verwijderen van de behandelgegevens achter.

Informatie over diagnose bij verzekeraar

Psychologen moeten bij de facturatie van de zorg (DBC informatiesysteem) een hoofdgroep aangeven waar de diagnose onder valt. Het gaat hierbij om een zeer korte omschrijving van de diagnose. U kunt gebruik maken van een zogenoemde opt-out regeling als u bezwaar hebt tegen het verstrekken van informatie. U dient in dat geval samen met de psycholoog een privacyverklaring in te vullen en te ondertekenen.

Vragen

Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over met wie wij gegevens delen of onze omgang met uw medische gegevens? Dan gaat de PEP Groep hierover graag met u in gesprek. Daarnaast verwijzen wij naar onze klachtenregeling conform de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), waar wij aan voldoen.

Als u naar aanleiding van het Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming, dhr. Huisman: fg@pep-groep.nl.